Focus sur la Facture électronique

Où EN SOMMES-NOUS AVEC LA FACTURE ELECTRONIQUE ?

LE CONTEXTE & LES OBJECTIFS VISES

La loi Macron n°2015-900 du 6 août 2015 a rendu obligatoire le recours à la facture électronique avec une mise en œuvre progressive de 2017 à 2020, d’abord pour le secteur public, puis pour les entreprises du secteur privé oeuvrant avec une Administration (B to G). Au 1er janvier 2020, toutes les entreprises privées qui travaillent pour et facturent à une Administration, une Collectivité locale ou une entreprise public ont l’obligation d’émettre leur facture au format électronique quelque soit leur taille, quelque soit le montant ou le volume de facturation.

L‘article 56 du projet de la Loi de Finances 2020 étend cette obligation à toutes les entreprises du secteur privé (B to B) à l’horizon 2023-2025. Cela signifie que toutes les entreprises, quelles soient publics ou privées, devront émettre à l’attention de leurs clients, qu’ils soient publics ou privés, une facture au format électronique.

Nos voisins européens tel que le Portugal et l’Italie ont déjà franchi le cap depuis janvier 2019 pour cette dernière.

L’argumentaire développé par les Pouvoirs Publics s’axe autour :

  • d’une numérisation du paysage économique
  • de gains de temps dans la production, l’acheminement, l’acquisition et le traitement des factures
  • d’une économie de coût par rapport à la facture papier, tant pour l’émetteur que le destinataire
  • de la réduction des délais de paiement

Le passage et la généralisation de la facturation électronique s’inscrit également pour l’Administration Fiscale dans sa volonté :

  • de lutte contre la fraude à la TVA
  • de digitalisation et d’automatisation des contrôles fiscaux
  • et plus généralement de lutte contre la fraude fiscale et les activités occultes

UNE FACTURE ELECTRONIQUE, C’EST QUOI ?

La facture électronique, ce n’est pas une facture papier qui aurait été numérisée et sauvegardée sous un format image (.tiff, .gif, .bmp …) ou un format document (.pdf, .doc, …).

A ce jour, il existe deux grands types de factures électroniques :

    1. sous forme de fichier informatique composé d’une chaine de caractères, appelée métadonnées, comprenant notamment les coordonnées de l’émetteur et du destinataire, les montants, quantités, sommes, descriptifs … Ce fichier scellé (signature électronique, blockchain …) est transmis en mode EDI, généré par un API ou déposé sur une plateforme. Il n’est pas directement lisible par un utilisateur.
    2. sous forme hybride appelé Factur-X comprenant un PDF et les métadonnées au format XML. Ce format a le double avantage de pouvoir être lisible par tous même si le destinataire n’est pas encore soumis à l’obligation et de répondre aux règles de scellement et d’intangibilité.

Deux plateformes oeuvrent en ce sens à l’heure actuelle : Chorus et Chorus-Pro https://chorus-pro.gouv.fr/ ; Jefacture.com https://jesignexpert.com/index.php/jedeclare-com-jefacture-com/

CONCRETEMENT, COMMENT METTRE EN OEUVRE LA FACTURE ELECTRONIQUE DANS VOTRE ENTREPRISE ?

La facture électronique doit répondre à 3+1 critères édictés dans les articles 289 V et VII du Code Général des Impôts relatifs à la Piste d’Audit Fiable (PAF) https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000018036005&cidTexte=LEGITEXT000006069577 :

  1. Assurer l’authenticité de l’origine (l’identité de l’émetteur doit être garantie)
  2. Assurer l’intégrité du contenu (la facture ne peut pas être modifiée)
  3. Assurer la lisibilité des factures (lisible sans difficulté par l’utilisateur et l’Administration)
  4. Garantir la conservation ou l’archivage sur une période définie (il ne s’agit pas d’une simple sauvegarde mais de l’utilisation soit d’un coffre fort numérique si la durée est inférieure à 6 ans, soit du recours à un tiers-archiveur en cas de durée supérieure)

En fonction de vos besoins et de votre niveau de digitalisation de votre entreprise, plusieurs solutions s’offrent à vous :

1ère solution : La facture papier numérisée

Il ne s’agit pas à proprement parlé d’une facture électronique mais d’une facture papier numérisée au format PDF non sécurisé.

Dans ce cas, vous devez garantir la Piste d’Audit Fiable conformément aux règles des articles 289 V et VII du CGI par la mise en place d’un chainage de la prise de commande, de l’établissement du devis, de l’exécution de la commande, à sa facturation, son règlement et sa conservation.

L’Administration fiscale devient de plus en plus attentive au respect de cette procédure si votre entreprise se trouve dans ce cas de figure.

Cette solution parait évidemment transitoire dans l’attente d’évoluer vers les autres solutions ci-contre.

2ème solution : La facture numérique

Il s’agit là d’un facture générée par votre logiciel de gestion au format PDF/A. Ce fichier PDF, au contraire de la 1ère solution, possède dans sa structure une signature électronique, un horodatage et est électroniquement archivé.

Vous devez donc acquérir une signature électronique et/ou une clé de scellement qui vous est propre auprès d’un prestataire agréé.

3ème solution : la facture EDI 

Dans ce cas, votre solution de facturation génère un fichier normalisé EDI (format EDIFACT ou XML). Ce fichier n’est pas directement lisible par l’utilisateur mais il répond aux pré-requis du CGI et est/sera intégrable par les logiciels de gestion de votre destinataire et l’Administration.

Là encore, vous devrez être en possession de votre propre signature électronique et/ou clé de scellement.

4ème solution : la norme Factur-X

Comme expliqué en préambule, cette facture mixe un fichier PDF/A3 lisible directement par l’utilisateur et un fichier de métadonnées XML associé. Cette norme, instaurée par la France et l’Allemagne, répond évidemment aux conditions du CGI et à la norme européenne EN 16931 qui devrait être appelée à se généraliser à d’autres états.

Afin de générer cette Factur-X, votre solution logiciel doit/devra donc :

  • être en mesure de produire le fichier à la norme en vigueur,
  • intégrer un outil de scellement ou de signature,
  • permettre la transmission sécurisée directement vers le destinataire,
  • garantir la conservation ou l’archivage.

Le recours aux services d’une plateforme constitue une autre solution pour répondre à l’échéance de 2023-2025.

DANS TOUS LES CAS, FAITES APPEL A VOTRE EXPERT-COMPTABLE

La méthodologie du Cabinet Baubet va consister à définir vos besoins et vos impératifs de délai, évaluer où vous en êtes dans votre processus de transition numérique afin de vous accompagner dans votre démarche de dématérialisation de votre facturation et plus globalement de votre fonction administrative.

A l’issu de cet état des lieux, nous vous proposerons

  • un choix de solutions techniques
  • une organisation de votre fonction administrative digitalisée